Anlægskartotek

Indhold

Et anlægskartotek er en detaljeret registrering af alle virksomhedens anlægsaktiver. Det indeholder oplysninger om hvert enkelt aktiv: kostpris, anskaffelsesdato, afskrivningsmetode, levetid, akkumulerede afskrivninger og aktuel bogført værdi. Anlægskartoteket er det praktiske grundlag for, at afskrivninger kan beregnes korrekt og at anlægsaktiverne kan opgøres rigtigt i balancen.

Hvad et anlægskartotek typisk indeholder

Pr. aktiv registreres:

• Aktivnummer og beskrivelse
• Anskaffelsesdato og kostpris
• Leverandør og fakturahenvisning
• Forventet økonomisk levetid
• Afskrivningsmetode og -sats
• Akkumulerede afskrivninger og bogført restværdi
• Placering eller bruger i virksomheden
• Eventuel scrapværdi ved levetidens udløb

I større virksomheder kan anlægskartoteket indeholde tusindvis af aktiver fordelt på adskillige kategorier — IT, inventar, biler, produktionsudstyr, bygninger og immaterielle rettigheder. I mindre virksomheder kan det være ganske enkelt og bestå af nogle få linjer i et regneark.

Anlægskartotekets rolle i regnskabsprocesserne

Anlægskartoteket fungerer som det sub-ledger, der ligger bag anlægsposterne i hovedbogen. Hvert år beregnes afskrivningerne automatisk ud fra kartoteket og bogføres samlet i hovedbogen. Saldoen på anlægskonti i hovedbogen skal til enhver tid stemme med summen af bogførte værdier i kartoteket — det er en standardafstemning ved hver periodelukning.

Når et aktiv afhændes eller skrottes, skal det fjernes fra kartoteket, og den eventuelle gevinst eller tab bogføres i resultatopgørelsen. Det er en disciplin, der i mange virksomheder bliver glemt — der ligger gerne aktiver i kartoteket, som ikke længere findes fysisk, og dermed binder balancen kunstigt højt. En årlig gennemgang af anlægskartoteket mod den fysiske virkelighed (fysisk optælling) er en god disciplin, særligt i virksomheder med mange driftsmidler eller IT-aktiver.