EAN-nummer

Indhold

Et EAN-nummer er et 13-cifret identifikationsnummer, der entydigt identificerer en offentlig institution eller en specifik enhed inden for en virksomhed ved elektronisk fakturering. EAN står oprindeligt for European Article Number, men i fakturasammenhæng bruges det som en universel modtageridentifikator. I Danmark er EAN-nummeret rygraden i den lovpligtige elektroniske fakturering til offentlige myndigheder.

EAN-nummerets struktur

Et EAN-nummer er bygget op om 13 cifre. De første cifre identificerer landet og udsteder, og de øvrige identificerer den konkrete enhed. For offentlige institutioner i Danmark er strukturen standardiseret, så hver kommune, region, ministerium og styrelse har sine egne unikke EAN-numre — typisk flere, da større myndigheder ofte har separate EAN-numre pr. afdeling eller forretningsområde.

For private virksomheder, der modtager elektroniske fakturaer, kan EAN-numre også registreres — men det er ikke et lovkrav, og mange private virksomheder bruger i stedet andre identifikatorer som CVR eller GLN.

EAN-nummeret i praksis

Ved fakturering til en offentlig institution er det leverandørens ansvar at angive det korrekte EAN-nummer på fakturaen. Forkerte EAN-numre er en af de almindeligste årsager til, at en offentlig faktura afvises og må udstedes igen — og det forsinker betalingen tilsvarende.

God praksis i kreditorstyringen er at:

• Registrere EAN-nummeret som stamdata ved hver ny offentlig kunde
• Bekræfte nummeret skriftligt med kunden inden første faktura
• Opdatere EAN-numre ved organisatoriske ændringer hos den offentlige kunde
• Bruge integration mellem fakturasystem og NemHandel så fejlrate minimeres

For en virksomhed med mange offentlige kunder er korrekt EAN-håndtering en af de discipliner, der direkte påvirker likviditeten — fordi forkert eller manglende EAN-nummer kan forsinke betalingen med uger eller måneder.