Fakturering

Indhold

Fakturering er den proces, hvor en virksomhed sender fakturaer til sine kunder for de leverede varer eller ydelser. Det lyder simpelt, men i praksis er fakturering en af de mest forretningskritiske rutiner overhovedet: jo hurtigere og mere præcist der faktureres, jo hurtigere kommer pengene ind. For mange virksomheder afgør faktureringsdisciplinen alene, om kassebeholdningen er sund eller stresset.

Det typiske fakturaflow

I de fleste virksomheder følger fakturering et fast flow, der starter ved levering og slutter ved betaling:

• Levering bekræftes: ordren leveres, projektet afsluttes eller timerne registreres
• Faktura genereres: typisk automatisk fra ordresystem, projektsystem eller timeregistrering
• Godkendelse: intern kontrol af, at beløbet stemmer og at kunden er klar til at modtage
• Afsendelse: digitalt via mail, EAN eller direkte fakturaformat
• Opfølgning: rykkere, rentepåkrav og evt. inkasso, hvis betalingen udebliver

Hvert led i kæden har risici. Forsinket levering-bekræftelse betyder forsinket faktura. Forkert godkendelse betyder krav om kreditnotaer. Forkert kontaktoplysning hos kunden betyder, at fakturaen ikke når frem.

Hvorfor faktureringsdisciplin er kritisk

Den klassiske fejl er, at virksomheder fakturerer for sjældent eller for sent. En entreprenør, der leverer et projekt i januar men først fakturerer i marts, har givet kunden to måneders rentefri kredit — og samtidig forlænget sin egen kapitalbinding tilsvarende. Hvis virksomheden derudover yder 30 dages betalingsfrist, er der lige pludselig fem måneder mellem leverance og indbetaling.

God faktureringsdisciplin handler om at fakturere så tæt på leveringen som muligt, at have entydige procedurer for hvem der godkender hvad, og at følge konsekvent op på forfaldne fakturaer. I de fleste virksomheder er det den enkeltbeslutning, der kan flytte mest på likviditet uden at ændre på selve forretningen.