Faktureringsprogram

Indhold

Et faktureringsprogram er det softwareværktøj, en virksomhed bruger til at oprette, sende og holde styr på sine fakturaer. I dag er det sjældent et separat program — det er typisk en del af et samlet bogføringssystem som e-conomic, Dinero, Billy eller Visma. Men funktionen er den samme: at strukturere udgående fakturering, så fejl undgås og opfølgning sker automatisk.

Hvad et faktureringsprogram typisk kan

Et moderne faktureringsprogram understøtter hele fakturalivscyklen:

• Oprettelse: skabeloner med logo, varekatalog og kundekartotek
• Distribution: afsendelse via mail, PDF, EAN-faktura, NemHandel eller PEPPOL
• Betalingsmodtagelse: betaling via MobilePay, kreditkort eller direkte bankoverførsel — ofte med automatisk afstemning
• Opfølgning: automatiske rykkere, rentepåkrav og oversigt over forfaldne fakturaer
• Bogføring: direkte integration, så fakturaen konteres og bogføres uden manuel indtastning
• Rapportering: debitorlister, aldersfordelt tilgodehavende og likviditetsoversigt

For mindre virksomheder dækker disse standardfunktioner stort set hele behovet. For større virksomheder med komplekse priser, kontrakter eller projekter er der ofte behov for at supplere med specialsystemer — fx et ERP eller en projektøkonomiløsning, der så feeder data ind i faktureringen.

Valgkriterier

De vigtigste kriterier ved valg af faktureringsprogram er sjældent funktionalitet alene — det er ofte integration. Hvor godt taler programmet med bogføringssystemet, kassen, lønsystemet og banken? En isoleret faktureringsløsning, der kræver manuel kopiering af data ind i bogføringen, koster typisk mere arbejdstid end den sparer.

For virksomheder, der vokser, er det ofte også vigtigt at vurdere skaleringen: virker programmet stadig med 500 kunder i stedet for 50, med flere brugere, og med flere lande/momsregler? Mange skifter program én gang, fordi deres første valg var for småt — og det skifte er typisk dyrt og forstyrrende.