Følgeseddel

Indhold

En følgeseddel er et dokument, der ledsager en vareleverance og specificerer, hvad der fysisk er sendt med. Den bruges som kontrolgrundlag mellem afsender og modtager: modtageren kan ved hjælp af følgesedlen tjekke, at den faktiske leverance svarer til det, der står på papiret, og at den passer med den ordre, der oprindeligt blev afgivet. Følgesedlen indeholder normalt ingen priser — den fokuserer udelukkende på, hvad der er leveret.

Hvad en følgeseddel indeholder

En typisk følgeseddel oplister:

• Afsender og modtager: firmanavne, adresser og kontaktpersoner
• Ordrereference: ordrenummer eller indkøbsordrenummer
• Leveringsdato: hvornår varen er afsendt og forventet modtaget
• Varelinjer: varenummer, beskrivelse og antal pr. linje
• Restordrer: markering hvis dele af bestillingen leveres senere

Bevidst er priser, rabatter og momsbeløb udeladt — disse oplysninger hører til på den efterfølgende faktura. Den klare opdeling mellem følgeseddel og faktura gør det muligt for varemodtageren at sammenligne leverancen mod ordren uden at kende prisaftalen, hvilket er praktisk i lagermiljøer, hvor receptionen ikke nødvendigvis kender indkøbsbetingelserne.

Følgesedlens rolle i bogføring og kontrol

Selvom følgesedlen i sig selv ikke er et finansbilag, spiller den en vigtig rolle i kontrolkæden mellem ordre, levering og faktura. Når leverandørens faktura senere modtages, kan kreditorbogholderiet matche faktura mod ordre og mod den underskrevne følgeseddel. Stemmer alle tre, kan fakturaen frigives til betaling. Stemmer de ikke, opstår der en afvigelse, der skal undersøges, før betaling sker.

I produktions- og handelsvirksomheder med store volumener er denne tre-vejs-matching central for at undgå, at man betaler for varer, der ikke er modtaget — eller modtager varer uden bilag, der kan bogføres. Den underskrevne følgeseddel fungerer som juridisk dokumentation for, at leverancen faktisk er sket, og bør opbevares sammen med faktura og indkøbsordre i bogføringen.