Kørselsregnskab

Indhold

Et kørselsregnskab er den løbende registrering af erhvervsmæssig kørsel i privat bil. Det er fundamentet for, at en medarbejder eller selvstændig kan modtage skattefri kørselsgodtgørelse eller fradrage erhvervskørsel i selvangivelsen. Uden et tilstrækkeligt kørselsregnskab risikerer både medarbejder og arbejdsgiver, at skattefriheden bortfalder ved en kontrol.

Hvad kørselsregnskabet skal indeholde

Skattestyrelsen stiller konkrete krav til, hvad et kørselsregnskab skal indeholde:

• Dato for hver kørsel
• Formålet med kørslen — mødetype, kundenavn, opgave
• Start- og slutadresse for hver tur
• Antal kilometer kørt
• Bilens registreringsnummer

Kørselsregnskabet skal kunne dokumentere, at de oplyste kilometer reelt er kørt erhvervsmæssigt. Underliggende bilag — kalenderaftaler, kvitteringer fra møder, fakturaer — bør kunne fremlægges, hvis Skattestyrelsen anmoder.

Praktisk håndtering med apps

Moderne kørselsregnskab føres typisk digitalt via specialiserede apps:

• Drive Log, MileIQ og lignende der bruger telefonens GPS til automatisk registrering
• Integration med kalendere så formål kan udledes
• Eksport til lønsystem eller bogføring ved månedsafslutning

For personer med meget erhvervskørsel — typisk sælgere, konsulenter, ejendomsmæglere — er en god kørselsregnskabsapp en relativt lille investering, der kan spare betydelige beløb i skat og fjerne risikoen ved en eventuel kontrol.

For arbejdsgiveren er det god disciplin at have klare politikker for, hvad der kvalificerer som erhvervskørsel og hvilke krav der stilles til medarbejderens dokumentation. En medarbejder, der ikke fører kørselsregnskab grundigt, kan ende med at få sin kørselsgodtgørelse beskattet — med ubehagelige konsekvenser for både arbejdsgiver og medarbejder.