Kreditnota

Indhold

En kreditnota er et dokument, der ophæver eller reducerer en tidligere udstedt faktura. Den fungerer som “omvendt faktura”: hvor den oprindelige faktura skabte et tilgodehavende hos kunden, fjerner kreditnotaen helt eller delvist dette tilgodehavende. Kreditnotaen er den lovlige måde at korrigere fakturafejl, håndtere returvarer eller indrømme efterfølgende rabatter på.

Hvornår en kreditnota bruges

De typiske situationer er:

• Returvarer: kunden returnerer en vare og skal have pengene tilbage
• Fakturafejl: der er fejl i mængde, pris eller produkt på den oprindelige faktura
• Efterfølgende rabatter: aftalte mængderabatter eller årsbonus indfries
• Mangler eller reklamationer: en del af leverancen var defekt og kompenseres
• Annullering af aftale: hele eller dele af aftalen ophæves

Vigtigt er, at man ikke “retter” en faktura ved at slette den eller udstede en ny med samme nummer. Den oprindelige faktura skal bestå i bogføringen, og kreditnotaen fungerer som den dokumenterede korrektion. Det er et lovkrav efter bogføringsloven, der kræver sporbarhed.

Bogføring og moms på kreditnota

Kreditnotaen bogføres som det modsatte af den oprindelige faktura: omsætning reduceres, debitorbalancen reduceres tilsvarende. Hvis kunden allerede har betalt fakturaen, skylder virksomheden nu kunden penge — typisk i form af en udbetaling eller modregning i fremtidige fakturaer.

Momsmæssigt skal kreditnotaen reducere den salgsmoms, der oprindeligt blev afregnet. Det sker enten i den måned, hvor kreditnotaen udstedes, eller i den oprindelige momsperiode afhængigt af, hvilket regelsæt virksomheden følger. For større mængder kreditnotaer — særligt i e-handel med mange returneringer — kan momsbehandlingen blive en betydelig disciplin, der kræver klare procedurer.

God praksis er at have en politik for, hvornår der udstedes kreditnota (og hvem der må godkende den), og at kreditnotaer altid skal kunne kobles tilbage til en specifik original faktura, så regnskabsmæssig sporbarhed er sikret.