Kreditornummer

Indhold

Et kreditornummer er den unikke identifikator, hver leverandør får tildelt i virksomhedens bogføringssystem. Det fungerer som leverandørens “personnummer” i regnskabet og er fundamentet for, at hver faktura, hver betaling og hver afstemning kan henføres til den rette modpart.

Hvad kreditornummeret bruges til

Kreditornummeret bruges i en lang række situationer:

• Bogføring af fakturaer: hver postering knyttes til den specifikke leverandør
• Betaling: betalingsfilen kobler beløb til leverandør via nummeret
• Afstemning: kreditorkontoudtog kan sammenholdes med leverandørens udtog
• Rapportering: opgørelser af gæld og indkøb pr. leverandør bruger kreditornummeret som nøgle
• Master data: leverandørens kontaktoplysninger, bankoplysninger og betalingsbetingelser opbevares under nummeret

Når en ny leverandør tilføjes til systemet, oprettes der typisk et nyt kreditornummer og en stamdatadialog, hvor alle relevante oplysninger registreres. God praksis er at have en formaliseret godkendelsesproces for nye kreditorer — bl.a. for at undgå svindel og dubletter.

Vedligeholdelse af kreditorstamdata

Kvaliteten af kreditornummeret afhænger af, at stamdata holdes opdateret. Når en leverandør flytter, ændrer bankoplysninger eller skifter ejer, skal stamdata opdateres med det samme. Forkerte bankoplysninger er en af de typiske kilder til betalingsfejl — og kan i værste fald udnyttes af svindlere, der prøver at omdirigere betalinger til egne konti via falske mailhenvendelser.

For større virksomheder er det god disciplin at have en separat godkendelsesproces for ændringer i kreditorstamdata. Den, der bogfører fakturaer, bør ikke kunne ændre bankoplysninger uden godkendelse fra en kollega. Den simple opdeling reducerer risikoen for både fejl og bevidst manipulation betydeligt og er en af de mest omtalte interne kontroller i moderne kreditorstyring.