Time-/sagsstyring

Indhold

Time- og sagsstyring er den disciplin, der knytter medarbejdernes tidsforbrug og direkte omkostninger til konkrete sager eller projekter. Det er en hjørnesten i alle rådgivnings-, service- og projektorienterede virksomheder — fra advokat- og revisionshuse til IT-konsulentfirmaer og bygherrerådgivere. Uden time- og sagsstyring er det praktisk umuligt at fakturere kunder korrekt, vurdere sagernes lønsomhed eller styre kapacitet.

Hvad time- og sagsstyring omfatter

En velfungerende time- og sagsstyring indeholder typisk:

• Sagsoprettelse: hver opgave eller projekt får en unik sagskode med kunde, aftaletype og budget
• Timeregistrering: medarbejdere registrerer dagligt eller ugentligt deres tid pr. sag
• Omkostningsregistrering: rejser, materialer og underleverandører knyttes til sagen
• Fakturering: sagens registrerede tid og omkostninger danner grundlag for kundefakturaen
• Sagsanalyse: opgørelse af forbrug versus aftale, lønsomhed pr. sag og kunde

I rådgivningsvirksomheder er det typisk timeregistreringen, der er det daglige fokusområde, fordi den driver både fakturering og lønsomhed. I produktionsvirksomheder er det ofte materialer og maskintimer, der vejer tungest.

Sagsstyring som økonomisk styringsværktøj

Korrekt sagsstyring giver økonomifunktionen et detaljeret indblik i, hvor i forretningen pengene tjenes — og hvor de tabes. Nogle sager ser ud til at være store og prestigefyldte, men er i virkeligheden tabsgivende, fordi de bruger flere ressourcer end aftalt. Andre er små, men højmarginalede. Uden sagsstyring er det umuligt at se forskellen.

De typiske KPI’er i en time- og sagsstyret virksomhed er debiterbarhedsgrad (andel af tid der kan faktureres), realiseringsgrad (forholdet mellem registrerede og fakturerede timer), gennemsnitlig timepris og sagslønsomhed. Sammen tegner de et billede af forretningens sundhed, der ikke fremgår af det almindelige regnskab. Det er disse nøgletal, der ofte er kernen i den månedlige ledelsesrapport i konsulent-, advokat- og revisionsvirksomheder — og som typisk er den daglige fokus for partnere og opgaveansvarlige.