Det nye selskabs første rapporteringspakke lander i indbakken dagen før koncernens deadline. Koncernrapportering efter opkøb kræver, at lokale regnskabsdata kan omsættes til koncernens rapporteringskrav – også når tidsfristerne er korte. Den lokale regnskabschef har godkendt tallene. Alligevel vender Group Finance tilbage med spørgsmål til flere af balancerne. Den opdeling, koncernen skal bruge, findes ikke i filen.

Den lokale afslutning er gennemført. Nu begynder et ekstra arbejde, som ingen har sat tid af til. Regnskabschefen finder specifikationer frem, mens koncernteamet forsøger at vurdere, hvilke mangler der skal løses før konsolideringen.

En sådan situation kan opstå, selv om begge teams har gjort det, de troede var aftalt. Et nyt selskab har brug for at vide, hvordan dets lokale regnskab skal blive til et bidrag, koncernen kan anvende.

For den lokale regnskabschef er situationen ikke kun teknisk. Vedkommende har afsluttet måneden efter bedste evne og skal nu forsvare valg, der aldrig blev tydeligt aftalt, over for et koncernteam, der ikke kender den lokale kontekst. Group Finance er samtidig under samme tidspres og kan ikke afgøre, om en afvigelse skyldes en fejl, en anden praksis eller et spørgsmål, der burde have været løftet måneder tidligere. Ingen af parterne har gjort noget forkert, men begge mangler et sted at lægge ansvaret.

Den forbindelse bør afprøves, inden den første deadline kommer.

Koncernrapportering efter opkøb: Afklar den første levering

Start med at aftale, hvilken periode og hvilke oplysninger den første rapportering skal dække. Koncernens regnskabsansvarlige skal tage stilling til de faglige forudsætninger. Det lokale team skal kunne se, hvad det selv skal levere, og hvad Group Finance håndterer centralt.

For en IFRS-koncern er kontrol grundlaget for konsolidering efter IFRS 10. [1] Den konkrete vurdering af kontrol og opkøbets regnskabsmæssige behandling skal derfor være afklaret i det relevante faglige spor. Rapporteringsteamet bør ikke forsøge at løse disse spørgsmål indirekte gennem en kontomapping.

Artiklen fokuserer på rapporteringsprocessen. Købsprisallokering og vurderingen af den enkelte transaktion kræver særskilt faglig behandling.

Prøv mappingen på faktiske saldi

En oversættelse mellem kontoplaner kan se færdig ud, indtil den bruges på en saldobalance. En lokal konto kan samle poster, som koncernen skal have opdelt. Hvis specifikationen først bestilles ved deadline, bliver løsningen let en manuel korrektion, som det lokale team ikke kan gentage uden hjælp.

Tag derfor en tilgængelig periode, og følg den gennem rapporteringspakken. Afstem til det lokale regnskab, og undersøg de poster, der kræver yderligere oplysninger. Notér, hvor oplysningerne kan hentes, og hvem der godkender en eventuel koncernjustering.

Det er ikke nødvendigt at ændre alle lokale arbejdsgange inden første levering. En midlertidig løsning kan være brugbar, hvis den har et dokumenteret kontrolspor og en aftale om, hvor længe den skal anvendes.

Sæt navn på forbindelsen mellem de to teams

Lokale spørgsmål skal have et sted at lande. En navngiven ansvarlig for rapporteringsintegrationen kan samle udeståenderne og få de nødvendige beslutninger frem til den person, der har mandat til at træffe dem.

Det gælder også intercompany. Nye modparter og forskellige lokale registreringer kan kræve en afstemning, før elimineringerne kan gennemføres. Aftal derfor kontaktpersoner på begge sider og en frist, der giver plads til at undersøge forskelle. Koncernens endelige deadline er et dårligt tidspunkt at opdage, at en modpart mangler.

Brug en prøvelevering til at finde det, der mangler

Ved koncernrapportering efter opkøb bør en prøvelevering følge den vej, den faktiske rapportering skal tage. En fil, der kan indlæses, er ikke nødvendigvis klar til review. Prøven skal også vise, om koncernteamet kan forstå de væsentlige bevægelser og følge en korrektion tilbage til dens grundlag.

Følgende er et praktisk eksempel på en kort beslutningsoversigt. Ejere og frister skal tilpasses den konkrete organisation.

Efter den første faktiske konsolidering bør teamet sammenholde forløbet med prøveleveringen. Hvilke korrektioner opstod igen, og kunne de lokale medarbejdere forklare dem? Svaret viser, hvad der skal løses inden næste måned, og hvad der kan vente.

Hvor midlertidig Group Finance-støtte kan bidrage

Et opkøb giver den eksisterende koncernfunktion en ekstra leverance, samtidig med at de øvrige selskaber fortsat skal rapportere. En afgrænset interimopgave kan give integrationen en ansvarlig, som arbejder med det lokale team og følger materialet helt frem til konsolideringen.

Aventra-Consult kan bidrage med interim eller rådgivende Group Finance-kapacitet til hele denne del af integrationen – fra at få rapporteringen sat rigtigt op fra start til at følge det nye selskab, indtil det kan rapportere uden ekstraordinær støtte. Opgaven aftales med den eksisterende ledelse, faglige beslutninger løftes til den rette godkender, og teamet får en dokumenteret arbejdsgang at fortsætte med.

Den første rapportering er først en brugbar overdragelse, når selskabet ved, hvordan den næste skal laves.

[1] Kilde: IFRS Foundation, IFRS 10 Consolidated Financial Statements. Kilden understøtter afsnittet om kontrol som grundlag for konsolidering. De praktiske arbejdsgange er redaktionelle anbefalinger.

Om forfatteren: Oksana Sieland, Finance Director og stifter af Aventra-Consult. Oksana Sieland arbejder med Group Finance, rapportering, governance, performance management og Finance-transformation i internationale virksomheder. Hun kombinerer faglig Finance-ledelse med praktisk implementering og procesforbedring. I denne artikel deler hun sin erfaring med at få rapporteringen fra et nyopkøbt selskab til at fungere som en pålidelig del af koncernens konsolidering fra første forsøg.